Tutanağın girişinde, katip aşağıdakileri belirtir:
Cevap:
- toplantı konusu.
- Tutulma zamanı ve yeri.
- katılımcıları.
- Özür dileyenler ve bulunmayanlar.
Toplantı tutanaklarına giriş, kayıt tutma sürecinin önemli bir parçasıdır. Yazar tarafından yazılır ve cevap, toplantı konusu, toplantının saati, yeri, katılımcılar gibi detayları içerir. Tutanakların sağ üst kısmına toplantının yapıldığı kurum veya bölümün adı yazılır. Kaydın başlığı bundan sonra gelir. Tutanak metninde toplantıda konuşulanlar, alınan kararlar, alınan öneri ve öneriler ile tutanakta yer alan unsurlara ilişkin bilgiler yer alıyor. Katkılarının belgelenebilmesi için toplantıya katılanlar listelenmelidir. Son olarak, tartışılanlara ve verilen bilgilere göre gerekli eylem belirlenmelidir. Şirket tutanaklarının tutulması sadece yönetim kurulu toplantılarıyla sınırlı olmayıp, tüm resmi kayıtların belgelenmesi gereken diğer resmi toplantılarda da geçerlidir.
